Il requisito degli standard del sistema di gestione ISO, che si trova nella clausola 9.2 Riesame della direzione, afferma che l’alta direzione riesaminerà il sistema di gestione della propria organizzazione a intervalli pianificati.
Tutti i sistemi di gestione ISO richiedono lo svolgimento di una riunione di riesame della direzione almeno una volta all’anno. Quindi, se stai cercando di ottenere la certificazione secondo uno standard di gestione ISO, dovrai aver condotto almeno un riesame della direzione e successivamente almeno una volta all’anno. Questo è un requisito obbligatorio!
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Che cos’è una revisione della direzione?
Un riesame della direzione è una riunione strutturata e formale che coinvolge la direzione esecutiva e i capi di dipartimento e, come indicato sopra, si svolge a periodi regolari durante tutto l’anno. È una parte critica dell’incorporamento e per il miglioramento continuo del sistema di gestione. A seconda delle dimensioni, della complessità e della criticità delle tue operazioni, queste revisioni della gestione potrebbero aver luogo più spesso.
C’è una differenza tra il riesame della direzione ISO e le riunioni di gestione aziendale. Il riesame della direzione è esclusivamente dedicato ai requisiti e all’efficienza del sistema di gestione ISO nel suo ambito, mentre le riunioni di lavoro ruotano attorno alla gestione quotidiana dell’attività, alla produzione o alla fornitura di servizi, alle questioni relative al personale, ecc.
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Perché deve essere eseguita una revisione?
La revisione è volta a verificare che il sistema di gestione sia efficace, rimanga conforme ai requisiti della norma e sia allineato alla direzione strategica dell’organizzazione. A seconda dello standard per il quale stai cercando di ottenere la certificazione, o per il quale sei già certificato, puoi includere come parte della revisione della tua direzione qualsiasi requisito normativo o statutario a cui la tua organizzazione potrebbe essere soggetta.
Valuterai:
- L’efficacia del sistema di gestione in essere
- Eventuali requisiti per modificare o migliorare aree del sistema di gestione
- La continua idoneità delle politiche, degli obiettivi, dei processi e delle procedure associati all’ambito del sistema di gestione.
Questa è anche un’opportunità ideale per garantire che ogni livello di gestione sia a conoscenza dello stato del vostro sistema di gestione e di eventuali modifiche o aggiornamenti che sono stati incorporati dall’ultima riunione di revisione della direzione ISO.
Obiettivi di un riesame della direzione
Sono numerosi gli obiettivi che possono essere raggiunti attraverso lo svolgimento di riunioni di riesame della direzione, tra cui:
- Approfitta dei potenziali miglioramenti nelle aree dell’organizzazione
- Identificare e affrontare potenziali rischi
- Valutare i cambiamenti avvenuti all’interno dell’organizzazione che potrebbero avere un impatto sul sistema di gestione
- Identificare le tendenze nell’organizzazione come reclami o problemi ricorrenti
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Chi è responsabile della riunione di riesame della direzione ISO?
Dovrebbe essere un senior manager ma, a seconda delle dimensioni e dell’organizzazione della struttura di gestione, può essere delegato a un junior manager. Tuttavia, deve essere approvato e supportato dall’Amministratore Delegato, come indicato nella clausola 5 della norma ISO – Leadership.
Il junior manager può avere la responsabilità di organizzare la riunione vera e propria, raccogliere i dati rilevanti, ma il manager esecutivo nominato, che ha la responsabilità generale del sistema di gestione, è in ultima analisi responsabile della riunione di revisione e del monitoraggio dei suoi risultati e delle azioni pertinenti.
Il processo di revisione della gestione ISO
Il processo per condurre la riunione di riesame della direzione si articola in 3 fasi:
- Preparazione pre-incontro
- La riunione di riesame della direzione
- Risultati e azioni
Preparazione pre-incontro
Questa fase aiuterà a creare un incontro di successo. Copre il:
- Quando si terrà l’incontro
- Dove si terrà l’incontro
- Chi è richiesto
- In cosa consiste l’agenda
Come affermato in precedenza, l’incontro deve svolgersi almeno una volta all’anno, anche se per le organizzazioni che hanno appena ottenuto la certificazione due volte l’anno sarebbe meglio, per aiutare a identificare eventuali modifiche che devono essere apportate mentre ci si adatta al proprio sistema di gestione ISO. Quindi un programma dovrebbe essere redatto e condiviso con tutte le parti interessate necessarie per l’incontro.
La riunione di revisione è presieduta dal responsabile del sistema di gestione. Sarà loro compito informare i dirigenti apicali che sono tenuti e tutti gli altri che potrebbero dover presentare per chiarire o discutere questioni specifiche emerse dopo la precedente riunione.
Lo standard, punto 9.3.2, fornisce un programma completo per la riunione di riesame della direzione ISO. Tuttavia, puoi aggiungere ulteriori punti all’ordine del giorno se aiutano a valutare l’efficacia e la conformità del tuo sistema di gestione.
L’agenda dovrebbe includere (questo esempio è correlato a ISO9001 ma è simile negli altri sistemi di gestione):
- Revisione dei risultati della precedente riunione di riesame della direzione
- Rischi e opportunità – clausola 6.1
- Eventuali modifiche a problemi che influiscono sul tuo sistema di gestione – clausola 6.3
- Prestazioni di fornitori esterni – clausola 8.4
- Soddisfazione del cliente – clausola 9.1.2
- Risultati dell’audit – clausola 9.2
- Non conformità e azioni correttive intraprese – clausola 10.2
Le prove per riflettere i requisiti devono essere esaminate. Le prove includerebbero:
- Verbale della riunione precedente
- Rapporti di audit interni ed esterni
- Documenti del sistema di gestione (procedure operative standard, istruzioni di lavoro, ecc.)
- Registri, registri e registrazioni pertinenti (registro reclami dei clienti, registro delle azioni correttive, registro degli incidenti, ecc.)
- Politiche
- Azioni correttive e chiusura di eventuali report informativi gestionali
- Registro dei requisiti legali
- Registro delle parti interessate e dei loro requisiti
È anche un buon momento per rivedere i processi critici e il loro continuo adattamento allo scopo per l’azienda. Per altri standard come ISO14001 ambientale e ISO22301 continuità aziendale, dovresti includere tutti i nuovi requisiti obbligatori o legali che sono stati implementati o da implementare, revisione dell’analisi annuale dell’impatto aziendale.
Dovresti rivedere ogni aspetto del tuo sistema di gestione per assicurarti che funzioni ancora in modo efficiente in tutto il suo ambito. È importante che tutte le prove presentate durante la riunione di riesame della direzione siano esaminate attentamente, se non sono disponibili prove per un contributo, questo deve essere affrontato immediatamente dopo la riunione.
Quali sono i risultati attesi dalla riunione di riesame della direzione?
In generale, dalla riunione di riesame della direzione dovrebbero derivare i seguenti risultati:
- Miglioramento dei processi aziendali
- Azioni per migliorare il sistema di gestione
- Modifiche agli obiettivi del sistema di gestione
- Eventuali modifiche alle politiche e ai documenti giustificativi
- Tendenze identificate che potrebbero rappresentare rischi o opportunità per l’azienda
- Azioni sollevate durante la riunione di riesame della direzione
- Verbale della riunione di riesame della direzione
Il rapporto di riesame della direzione
Il verbale della riunione di revisione dovrebbe essere redatto e distribuito al personale competente, in particolare a coloro che hanno azioni concordate durante la riunione. Dovrebbero essere incluse anche eventuali modifiche concordate durante la riunione come:
- Eventuali modifiche agli obiettivi del sistema di gestione e alle azioni pertinenti ad essi associate
- Eventuali modifiche alle politiche, ai processi e alle informazioni documentate che influiscono sul sistema di gestione
- Tutte le opportunità di miglioramento con azioni pertinenti ad esse associate
- Eventuali modifiche ai piani aziendali attuali, alle risorse per il sistema di gestione e ai budget
Le aree rilevanti dei verbali devono essere condivise con tutto il personale, in modo che rimangano informati sui cambiamenti imminenti e possano vedere aree di successo o opportunità.
Azioni dopo la riunione di riesame della direzione
Un membro designato del personale (dirigente superiore) dovrebbe verificare che tutte le azioni concordate durante la riunione siano state avviate, in corso o completate. Quelli che non lo sono dovrebbero essere indagati e, se necessario, intraprendere ulteriori azioni.
Valutare eventuali modifiche a politiche, obiettivi o processi per garantire che soddisfino i requisiti previsti. Questi sarebbero fatti su base dipartimentale che rientrano nell’ambito del sistema di gestione. I risultati di queste azioni saranno esaminati nella prossima riunione di riesame della direzione.
