Nel mondo di oggi, la maggior parte delle organizzazioni utilizza sistemi di gestione per impostare politiche e procedure che possono aiutare a raggiungere i propri obiettivi di business. Un sistema di gestione è la struttura dei processi e delle procedure utilizzate per assicurarsi che un’organizzazione possa gestire tutte le attività necessarie per raggiungere i suoi obiettivi.
Le aziende o le aziende avranno sistemi di gestione che supportano la qualità, la salute e la sicurezza, la privacy dei dati e l’ambiente. Questi sistemi di gestione sono spesso isolati l’uno dall’altro nell’organizzazione. Ad esempio, un sistema di gestione della qualità potrebbe non essere collegato al sistema di gestione della salute e della sicurezza.
Mentre ogni sistema di gestione funziona individualmente, porta alla duplicazione degli sforzi, che a sua volta porta a sprecare tempo e denaro. Inoltre, con la situazione economica dinamica, la crescente complessità del mercato globale e la crescente necessità di affrontare diversi quadri di conformità contemporaneamente, le organizzazioni hanno iniziato a cercare una soluzione per supportare tutti i loro sistemi di gestione sotto lo stesso tetto.
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Ciò ha portato le organizzazioni a riconoscere il valore dei sistemi di gestione integrati che combinano due o più sistemi di gestione in un unico framework.
Cosa sono i sistemi di gestione integrati?
Un sistema di gestione integrato è un unico sistema in cui tutti i sistemi di gestione di un’organizzazione lavorano insieme verso un unico obiettivo: migliorare le prestazioni dell’intera organizzazione. Combina tutti i componenti correlati di un’organizzazione in un unico sistema in modo che processi simili siano gestiti ed eseguiti senza problemi senza duplicazioni e con efficienza in termini di costi.
Ad esempio, i sistemi di gestione della qualità, dell’ambiente e della sicurezza sono spesso combinati e gestiti come IMS. In genere ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 sono integrati in un unico sistema, ma non è limitato solo a questi standard. Questi sistemi sono collegati tra loro in modo che processi simili siano gestiti ed eseguiti in modo coerente con la replica.
Quando si pianifica un sistema di gestione integrato, la maggior parte delle organizzazioni di solito inizia con i requisiti per ISO 9001: 2015 per i sistemi di gestione della qualità e quindi aggiunge altri come richiesto, come ISO 14001: 2015 per l’ambiente, ISO 45001: 2018 per la salute e la sicurezza e ISO 27001: 2013 per la sicurezza dei dati. I vantaggi di questo approccio includono una migliore conformità con gli elementi legali essenziali, una maggiore soddisfazione del cliente e migliori informazioni rese disponibili per il processo decisionale esecutivo. Questo, a sua volta, dà più soldi migliorando il profitto.
La struttura condivisa dei sistemi di gestione integrati può aiutare le aziende a raggiungere i loro obiettivi generali oltre agli obiettivi dei singoli sistemi di gestione. Ciò può far risparmiare all’organizzazione una grande quantità di tempo e risorse, con conseguente miglioramento del profitto.
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Vantaggi dell’IMS
Conoscere i vantaggi dell’IMS è un buon punto di partenza per valutare se è giunto il momento per l’implementazione dei sistemi di gestione integrati.
Migliora le prestazioni
Si dice che i sistemi di gestione integrati abbiano un impatto positivo sui singoli elementi del sistema di gestione. Ciò porta a miglioramenti in termini di qualità, sicurezza, rischio e produttività. Il miglioramento della qualità dei prodotti o dei servizi avrà un impatto positivo diretto sulle prestazioni organizzative.
Stabilisce la coerenza
Con l’implementazione di sistemi di gestione integrati, la tua organizzazione può stabilire una migliore coerenza dei sistemi di gestione. Quando c’è coerenza, il sistema diventerà meno complesso. La coerenza aiuterà anche a raggiungere l’insieme comune di obiettivi che sono importanti per l’organizzazione.
Migliora l’efficienza in termini di costi
I sistemi di gestione integrati sono anche più convenienti a lungo termine. L’organizzazione può risparmiare sui costi di implementazione, formazione e auditing. Un’organizzazione non deve pagare separatamente per diversi audit di sistema per soddisfare i requisiti di ciascuno standard. Un audit integrato può valutare i requisiti comuni per ogni standard.
Quando tutti gli standard sono integrati, può aiutare a ridurre il tempo necessario per svolgere varie attività, eliminando così la quantità di tempo interrotto, che a sua volta migliora l’efficienza dei costi.
Ottimizza processi e risorse
Quando si visualizzano i requisiti standard, non considerarli un carico o un’attività aggiuntiva per l’organizzazione, ma piuttosto ricordare che sono un modo per implementare le aspettative dei clienti, delle parti interessate e dell’organizzazione e creare un processo fluido ed efficace. Le risorse possono essere ottimizzate e possono iniziare a concentrarsi sull’implementazione del processo invece di occuparsi del sistema o della manutenzione standard. Questo può aggiungere valore all’organizzazione.
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Riduce la manutenzione
L’implementazione di un sistema di gestione integrato garantisce il rispetto dei requisiti standard del sistema di gestione. È inoltre possibile effettuare un controllo sui requisiti e sui processi, consentendo all’organizzazione di concentrarsi sui miglioramenti piuttosto che sulla manutenzione di sistemi diversi.
Aiuta nel processo decisionale
Un sistema di gestione integrato è un approccio efficace per semplificare il lavoro, evitare conflitti e ridurre la duplicazione dei documenti. L’eliminazione della ridondanza e l’eliminazione dei conflitti all’interno dell’organizzazione consentono una visione più completa delle esigenze funzionali e delle prestazioni. Questo approccio integrato consente inoltre all’organizzazione di esaminare gli ostacoli funzionali e di reparto e quindi migliorare la comunicazione e il processo decisionale.
La conclusione
Per sopravvivere nella concorrenza globale e nei mercati di oggi, è necessario esaminare ogni aspetto dei processi aziendali. Un sistema di gestione adeguatamente integrato aiuterà le aziende a rimanere competitive, affrontando al contempo molti altri fattori che potrebbero essere cruciali per la strategia aziendale.
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