ISO 9001 è una certificazione standard globale che determina i requisiti necessari per garantire un sistema di gestione della qualità. Il SGQ o il sistema di gestione della qualità è fondamentale per qualsiasi organizzazione e la ISO 9001 funge da punto di riferimento standard. Definisce la capacità dell’organizzazione o dell’azienda di fornire prodotti di alta qualità in modo coerente. Ma cosa implica l’alta qualità? Significa che i prodotti possono soddisfare con successo i requisiti normativi e le aspettative dei clienti. Lo standard ISO 9001 della serie 9000 è una certificazione accettata a livello globale che assicura la credibilità dell’organizzazione in termini di consegna operativa.
L’impatto del Covid-19 in tutto il mondo
L’impatto dell’epidemia di coronavirus in tutto il mondo ha colpito tutte le organizzazioni e le aziende. La maggior parte delle organizzazioni non ha altra scelta che inviare i propri dipendenti su un modello di lavoro remoto. Il concetto di lavorare da casa, che era riconoscibile e rilevante solo nel settore IT, divenne una norma per tutti i settori. La sicurezza e la salute dei dipendenti sono sempre la priorità assoluta per qualsiasi organizzazione, in quanto sono quelle che fanno lavorare quotidianamente l’azienda assistendo le operazioni. Ma può essere problematico per l’organizzazione garantire la conformità con lo standard globale QMS di ISO 9001 a meno che non si conosca l’approccio corretto.
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Lavoro a distanza – La soluzione attuale
Lavorare da casa è l’unica soluzione fattibile in questo momento per tenere le cose sotto controllo. Pertanto, le aziende e le organizzazioni devono cercare modi diversi per far fronte alla situazione attuale senza ignorare le esigenze del SGQ. Fornire la migliore infrastruttura per lavorare in modalità remota, i mezzi di comunicazione e molti altri sono diventati più essenziali che mai nei tempi attuali.
Rimanere conformi alle norme ISO durante la pandemia
I tre passaggi per garantire la conformità ISO in mezzo alla pandemia e alle modalità di lavoro remoto sono: pianificazione, implementazione e valutazione. La pianificazione e l’attuazione ruotano anche attorno alla terza fase, che è la valutazione. Come valutare e cosa valutare sono gli aspetti cruciali da considerare.
Ad esempio, se la tua è una startup che gestisce diversi processi con l’aiuto di un produttore, devi ripensare alcuni aspetti. Devi prendere in considerazione l’apertura di più canali di comunicazione in quanto non puoi garantire una visibilità ottimale della linea di produzione del tuo partner. Pertanto, connettersi e comunicare tramite mezzi distinti è un must per garantire la conformità con lo standard SGQ.
Ci sono anche altri modi che funzionano in modo appropriato con le diverse organizzazioni per conformarsi allo standard ISO 9001 QMS, a seconda del dominio operativo.
Clausole per i lavoratori remoti – Rilevanti per ISO 9001
Se non sei a conoscenza dei modi per gestire i requisiti per conformarsi alla ISO 9001 in mezzo al modello di lavoro remoto, le seguenti clausole possono aiutarti. Le tre clausole della ISO 9001 per i lavoratori remoti sono rilevanti in questo momento e descrivono sistematicamente l’approccio corretto che è possibile seguire.
Infrastruttura: la prima cosa da considerare per i lavoratori remoti, in questo caso, deve essere l’infrastruttura. Riguarda gli aspetti fisici come edifici, attrezzature per il lavoro, supporto informatico per il funzionamento e molto altro che influenzano l’operazione. Quindi, la prima cosa a cui pensare sono i rischi e le preoccupazioni con l’IT e la sicurezza informatica. È possibile implementare lo standard ISO di 27001 che indaga le esigenze di ISMS o di un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni. Puoi leggere i passaggi e le tecniche elaborate che aiutano a combinare ISO 9001 e 27001 per garantire una migliore gestione del rischio, come parte della conformità del SGQ.
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Ambiente di lavoro: oltre alle infrastrutture, la prossima cosa su cui concentrarsi è l’ambiente di lavoro a casa del dipendente. Secondo i regolamenti e le norme standard della ISO 9001, l’ambiente appropriato per lavorare dovrebbe includere una combinazione di fattori umani e fisici. Comprende anche gli aspetti psicologici e sociali del lavoro. Tuttavia, è quasi impossibile esaminare i diversi fattori fisici nel caso del lavoro a distanza. I fattori fisici possono includere: igiene, flusso d’aria, temperatura, ecc. Quindi, non puoi controllare questi aspetti. Ma puoi consigliare ai dipendenti di rimanere in contatto con i loro colleghi anche mentre lavorano da remoto per garantire la connessione sociale.
Inter-comunicazione: oltre all’infrastruttura e all’ambiente di lavoro, la comunicazione è il terzo aspetto e clausola che aiuta a rispettare la norma ISO per la gestione della qualità. L’istruzione e la comunicazione sono fondamentali per la forza lavoro a distanza per garantire la conformità con ISO. Ma l’educazione in questo aspetto è distinta dalla definizione convenzionale. Qui, devi educare i tuoi dipendenti a imparare l’implementazione dell’applicazione software che sarà essenziale per adattarsi alla nuova infrastruttura delle operazioni remote. Creare nuovi canali di comunicazione per chiarire l’avanzamento delle attività quotidiane è essenziale. Chiamate di allineamento di routine per eliminare le incertezze legate all’avanzamento dei lavori. Inoltre, la comunicazione quotidiana consente di tenere comodamente nota del flusso di lavoro. Introdurre mezzi e protocolli di comunicazione per prendersi cura di quanto segue:
- Comunicazione da lavoratore a lavoratore
- Comunicazione da manager a lavoratore
- Senior management alla comunicazione aziendale
- Comunicazione con clienti e fornitori
Passi che puoi intraprendere – Oltre a concentrarti sulle suddette clausole per rispettare le norme ISO 9001, dovresti anche prendere alcune misure per rivedere le operazioni esistenti. Incorporare i passaggi per accedere ai processi interni ed esterni. Funziona in un duplice modo nell’aiutarti a rivedere la produttività e la conformità del SGQ. Utilizzare il sistema elettronico QMS per mitigare i potenziali rischi. Oltre a questi, accelerare il flusso di lavoro cercando ambiti da ottimizzare è anche vitale da parte tua. Puoi eliminare le preoccupazioni incorporando passaggi che ti aiuteranno a rimanere pronto per l’audit. Non sono possibili audit in loco, per i quali la gestione degli audit remoti con le risorse essenziali è la necessità dell’ora.
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