ISO45001: 10 passi per la certificazione
Ci sono molte ragioni per implementare il sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (OHASMS) ISO45001 , ma la principale è ridurre il rischio di lesioni o morte nell’area di lavoro per il personale o i visitatori.
Esamineremo i 10 passaggi principali da compiere per essere pronti per la certificazione secondo l’OHASMS ISO45001:2018. Tieni presente che all’interno di ciascuno di questi passaggi ci sono molte altre azioni che saranno necessarie per soddisfare i requisiti dello standard e non tutte sono trattate in questo blog.
Fase 1 – Realizzazione del progetto
Il primo passo prima dell’implementazione è accertare che andrà a beneficio dell’azienda. Ciò richiederà il coinvolgimento dell’alta dirigenza per ottenere il loro supporto. Senza questo supporto, l’implementazione e l’incorporamento del sistema di gestione falliranno.
Il passo successivo consiste nell’effettuare una revisione dell’ambito della tua attività che sia rilevante per i requisiti dello standard. Questo può essere fatto intraprendendo una valutazione del divario di quelle aree per vedere cosa hai già in atto e, soprattutto, cosa manca.
Utilizzando i risultati della valutazione del divario, sviluppare un piano di progetto di attuazione. Questo dovrebbe essere costruito attorno ai requisiti dello standard OHASMS.
Tutte queste azioni indubbiamente faranno capire allo staff che sta succedendo qualcosa, quindi fai sapere allo staff cosa sta succedendo. Puoi farlo fornendo una serie di presentazioni panoramiche per far conoscere a tutti nell’azienda e capire perché stai implementando un OHASMS, i vantaggi e il loro ruolo al suo interno.
Passaggio 2: ambito, contesto e parti interessate
A seconda del tipo di attività che svolgi, dovrai decidere quali aree riguarderà il sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro. Questo è lo scopo del sistema di gestione. Copre:
- Le funzioni dell’impresa
- Confini fisici
- Prodotti, servizi e attività che saranno coperti dai requisiti dell’OHASMS
Questo dovrebbe essere chiaramente definito e documentato come un’affermazione fattuale.
Uno dei primi requisiti della norma è identificare le parti interessate che hanno un effetto sul sistema di gestione. L’ovvia parte interessata sono i tuoi dipendenti, ma altri possono includere:
- Clienti e clienti
- Autorità di regolamentazione (HSE/HSA)
- Fornitori, appaltatori e subappaltatori
- Assicuratori
- Comunità locale e vicini
Nel Regno Unito, l’HSE e l’HSA, come incluso nell’elenco sopra, hanno requisiti legali e normativi che devono essere mantenuti e documentati. Esistono organismi simili in altri paesi e questi devono far parte delle parti interessate.
Una volta che questo è stato fatto, deve essere documentato. Tutte le informazioni identificate durante questo processo devono essere conservate all’interno di un file o parte del manuale dell’OHASMS, a seconda dei casi.
Passaggio 3: politica e ruoli dell’OHASMS, responsabilità e autorità
Come con la maggior parte degli standard di gestione ISO, la clausola 5 (Leadership) pone l’accento sulla responsabilità della direzione esecutiva. I revisori vorranno vedere le prove del fatto che la direzione esecutiva sta svolgendo un ruolo attivo. Non solo durante l’implementazione, ma per tutta la durata dell’OHASMS.
Un aspetto importante di questo coinvolgimento è stabilire e documentare una politica OHAS. La politica dovrebbe basarsi sui risultati della tua valutazione del divario OHAS, che avrà identificato i problemi chiave che si applicano alla tua attività. La politica OHAS può includere:
- Impegno a comunicare le finalità e gli obiettivi dell’OHAS della tua azienda a tutto il personale, ai clienti e alle parti interessate pertinenti
- Conformità ai requisiti normativi, normativi e ISO
- Educare e formare il personale sulle questioni relative all’OHAS
- Impegno a migliorare continuamente le prestazioni OHAS
La politica deve essere allineata alla direzione e agli obiettivi della tua attività. Una volta finalizzato e approvato dalla direzione esecutiva, deve essere distribuito a tutte le aree dell’attività e alle parti interessate che sono rilevanti.
Lo standard richiede inoltre che la direzione esecutiva assicuri che i ruoli, con le relative responsabilità e autorità, siano assegnati al personale competente all’interno dell’azienda. Una volta individuate e ricoperte queste posizioni, devono essere comunicate in tutta l’azienda e documentate.
Queste posizioni includerebbero, ma non sarebbero limitate a:
- Responsabile dell’OHAS
- Guardiano del fuoco
- Soccorritore
- amministratore dell’OHAS
L’OHASMS deve avere una struttura organizzativa chiara, che può essere collegata a una matrice di responsabilità corrispondente.
È responsabilità del personale assegnato a ruoli all’interno dell’OHASMS garantire che il sistema di gestione sia conforme ai requisiti della norma. Ciò include la rendicontazione sulla performance dell’OHASMS alla direzione esecutiva, come richiesto.
Un aspetto importante della norma ISO45001 è la consultazione e la partecipazione dei lavoratori. Questo è un processo continuo di consultazione con tutti i membri del personale. È effettivamente un processo bidirezionale tra la direzione e il personale in cui vengono discusse questioni di salute e sicurezza e per condividere idee, punti di vista e informazioni. L’utilizzo di questa gestione delle informazioni può prendere decisioni più chiare in materia di salute e sicurezza all’interno dell’azienda.
Fase 4 – Rischi, rischi, opportunità e obiettivi dell’OHASMS
Lo scopo dell’OHASMS è eliminare i pericoli ove possibile, ridurre il rischio di incidenti all’interno dello spazio di lavoro e identificare le opportunità per migliorare l’OHAS. Pertanto è necessario identificare quali pericoli, rischi e opportunità ci sono. (esattamente come nella SA8000)
Ciò avviene attraverso un processo di identificazione e valutazione dei pericoli e dei rischi. Esistono molti modi per farlo, ma tutti si traducono in un elenco di pericoli e potenziali rischi identificati o opportunità per eliminare i rischi e aumentare la sicurezza.
Una volta che questi sono stati identificati, è necessario pianificare come gestirli. Anche in questo caso si tratta di un processo che verrà portato a termine e ci sono molti modi in cui può essere fatto. Il risultato sarà un registro dei rischi e un registro dei rischi/opportunità, che li “catalogerà” insieme alle azioni pertinenti per ridurli, eliminarli o sfruttarli.
Questo è anche il momento di identificare e definire gli obiettivi dell’OHAS. Questi obiettivi dovrebbero essere SMART, allineati alla tua politica OHAS e mirare a migliorare l’efficienza dell’OHASMS. Gli obiettivi dell’OHAS possono avere un effetto diretto sulla sicurezza e sul benessere del personale. Una volta fissati questi obiettivi, devono essere:
- Comunicato all’interno dell’azienda e alle parti interessate secondo necessità
- Monitorato e aggiornato o modificato secondo necessità
La pianificazione degli obiettivi deve comprendere come verranno raggiunti. Quindi, prima di finalizzare gli obiettivi, assicurarsi che vi sia una chiara dichiarazione su:
- Cosa sarà fatto
- Quali risorse sono necessarie
- Chi è responsabile degli obiettivi
- Quando sarà completato
- Come sarà misurato e valutato
- Come le azioni saranno integrate nei tuoi processi aziendali
I rischi legati al mercato sono certificabili attraverso la iso 22301)
Passaggio 5: supporto per l’OHASMS
Affinché l’OHASMS funzioni in modo efficace e raggiunga i risultati desiderati, le persone giuste con le giuste competenze devono ricoprire i ruoli giusti. Come menzionato nella fase 3, lo standard richiede che l’azienda abbia identificato i ruoli rilevanti, le responsabilità associate ei livelli di competenza per il personale coinvolto nell’OHASMS dell’azienda. L’azienda deve inoltre garantire che le apparecchiature o le infrastrutture necessarie per supportare l’OHASMS siano in grado e in quantità sufficiente.
Il tuo personale OHAS potrebbe non avere le capacità o le competenze necessarie identificate per il ruolo loro assegnato. Quindi, dovrebbe essere impostato un programma di formazione per sviluppare questi membri del personale. Ciò dovrà essere documentato, poiché un revisore potrebbe volerne vedere le prove.
È inoltre necessario mettere in atto un programma di sensibilizzazione per tutto il personale, non solo per il personale dell’OHASMS. Questo è stato menzionato all’inizio di questo blog. Coinvolgendo il personale (ricordare nella fase 3, consultazione dei lavoratori), per quanto possibile e offrendo una serie di incontri di sensibilizzazione, ridurrà la resistenza all’attuazione e all’integrazione dell’OHAS. Tuttavia, man mano che l’OHASMS matura e per l’ingresso di nuovo personale, è necessaria una formazione continua di sensibilizzazione, soprattutto se vengono apportate modifiche che potrebbero influire su di loro o sulle loro azioni durante un incidente.
Per garantire che le politiche, i processi, le procedure e i piani nel tuo OHASMS siano compresi e utilizzati in modo efficace, dovranno essere comunicati all’interno dell’azienda alle aree e alle persone pertinenti.
È possibile definire un piano di comunicazione che includa:
- Cosa deve essere comunicato
- Quando è necessario comunicarlo
- A chi deve essere comunicato
- Quali sono i processi di comunicazione
- Chi è responsabile della comunicazione
Questo deve essere documentato sotto forma di tabella o procedura.
Passaggio 6: informazioni documentate
È necessario stabilire una procedura per la creazione, la numerazione, la revisione, l’aggiornamento, l’archiviazione e l’eventuale cancellazione di tutte le informazioni documentate all’interno dell’OHASMS, inclusi tutti i moduli e le liste di controllo, ecc. (un po come avviene anche per la iso 27001)
Una persona o una piccola squadra dovrebbe essere identificata per essere responsabile di garantire che il controllo dei documenti sia mantenuto. Garantirebbero che tutti i documenti nuovi, modificati, archiviati o eliminati siano correttamente documentati come richiesto, rivisti prima dell’emissione e, soprattutto, archiviati nelle posizioni corrette. Sarebbero anche responsabili di garantire che i documenti sostituiti siano rimossi dalla circolazione e dal controllo della versione.
Le informazioni documentate riguardano tutti i processi, le procedure, i piani, i moduli ei rapporti associati all’OHASMS. Questi possono essere su qualsiasi supporto, come cartaceo, elettronico, jpeg ecc. Tuttavia, devono tutti seguire il sistema di numerazione definito nella procedura di informazione documentata.
Passaggio 7 – Operativo
Tutti i controlli ei processi richiesti identificati e documentati devono essere implementati anche in tutta l’azienda. Avere un programma su cui lavorare aiuterà l’implementazione e metterà in atto le procedure e i controlli in un ordine logico.
Con tutte le modifiche in linea, è necessario stabilire un processo per controllare tali modifiche. Lo standard ISO45001 richiede che l’azienda disponga di questo processo per controllare eventuali modifiche pianificate permanenti o temporanee. Questi potrebbero includere, ma non solo:
- Cambiamenti nelle condizioni di lavoro
- Procedure e pratiche di lavoro
- Personale e personale
- Macchinari
- Standard e regolamenti (comprese le modifiche ai requisiti legali)
- Nuova tecnologia
Un altro processo che deve essere implementato è per l’approvvigionamento dei prodotti. Questo per garantire che le nuove apparecchiature che il tuo personale utilizzerà siano state verificate rispetto a:
- Valutazioni del rischio effettuate prima dell’acquisto e del collocamento
- Rientra nei requisiti legali che sono obbligatori o normativi per le attività dell’azienda
- Ha le specifiche tecniche e le istruzioni fornite
Un’altra area da considerare è l’uso di appaltatori e subappaltatori nei tuoi siti. Un processo per verificare che il/i contraente/i possano svolgere i propri ruoli verificando:
- Qualifiche, competenze ed esperienze lavorative
- La loro attrezzatura è aggiornata, calibrata ecc.
- Tutti i documenti pertinenti in materia di salute e sicurezza
Dovrebbe essere implementato.
Questo ci porta bene alle procedure di emergenza. Hai identificato pericoli e potenziali rischi, definito e implementato controlli per mitigare o ridurre il rischio di incidenti che ne derivano, tuttavia, dobbiamo prepararci per gli incidenti che ne derivano.
È necessario definire e documentare una procedura di emergenza per ciascun rischio identificato. Una volta documentati, devono essere testati per assicurarsi che siano effettivamente idonei allo scopo. A seconda del rischio, questo potrebbe essere un esercizio da tavolo o un esercizio con i piedi per terra in piena regola. Ma ogni emergenza deve essere esercitata su base regolare, quindi è necessario creare e rispettare un programma. Esercitando le procedure di emergenza, sarai in grado di identificare le aree perse, le risorse aggiuntive che sarebbero necessarie, l’eventuale assistenza esterna che dovrebbe essere notificata, ad esempio vigili del fuoco, ambulanza, HSE, ecc.
Tutti gli esercizi devono essere documentati, poiché un revisore potrebbe voler vedere le prove che sono stati eseguiti.
Passaggio 8: revisione delle prestazioni
Prima della certificazione è fondamentale verificare che l’OHASMS sia efficace e assicurarsi che soddisfi i risultati previsti. Ciò avviene attraverso il completamento di alcuni degli scenari di esercizio di emergenza programmati, la revisione delle informazioni documentate, gli audit interni e le riunioni di riesame della direzione.
Per tutta la vita del tuo sistema di gestione dovrai effettuare audit interni. Questo può essere svolto dal tuo personale o affidato a un’altra società, questo è noto come audit di 2a parte.
Se decidi di avere i tuoi revisori, allora avrai bisogno di almeno due revisori. Questo perché un auditor non può controllare se stesso. Dovrebbero partecipare a un seminario di audit su come condurre un audit sullo standard richiesto. Non è necessario che siano esperti in ogni aspetto della tua attività, ma ci si aspetta che siano in grado di identificare, attraverso le prove raccolte durante un audit, se i requisiti dell’OHASMS sono soddisfatti.
Una serie di audit interni dovrebbe coprire tutte le aree che rientrano nell’ambito dell’OHASMS per un periodo di 12 mesi. I risultati degli audit interni sono uno degli input per la riunione di riesame della direzione.
Eventuali non conformità rilevate durante gli audit interni devono essere seguite per verificare che le azioni correttive concordate siano state attuate e che abbiano raggiunto le soluzioni previste.
Una riunione di riesame della direzione dell’OHASMS dovrebbe essere condotta almeno due volte l’anno per un’azienda appena certificata. Ciò consentirà alla direzione esecutiva di verificare che gli obiettivi raggiungano i loro obiettivi, che le eventuali non conformità riscontrate durante gli audit interni siano state chiuse e che siano state svolte le esercitazioni delle procedure di emergenza. Se una di queste aree soddisfa i requisiti, ci sono 6 mesi per ordinarle prima dell’audit di sorveglianza.
All’interno della norma stessa c’è un elenco delle aree richieste da rivedere. Questi includono:
- Modifiche a problemi esterni e interni rilevanti per l’OHAS
- Politica e obiettivi dell’OHAS
- Risorse per l’OHAS
- Opportunità di miglioramento continuo
Ci sono altre aree ed è una buona idea acquistare una copia dello standard ISO45001:2018 in modo da sapere cosa è necessario.
I verbali del riesame della direzione devono essere conservati in quanto ciò fa parte delle prove che un revisore esaminerà per assicurarsi che tu sia conforme a quell’area dello standard.
Passaggio 9: aggiornare i piani e le azioni di valutazione del divario
Dopo aver completato la riunione di riesame della direzione, dovresti essere in una buona posizione per decidere se sei pronto per la certificazione. A tal fine, rivedi la tua valutazione iniziale del gap per verificare che tutte le aree identificate non conformi e parzialmente conformi siano state spuntate. Eventuali problemi ancora in sospeso devono essere affrontati il prima possibile e prima che avvenga la certificazione.
Designare un membro del personale responsabile della chiusura delle azioni in sospeso nei rispettivi dipartimenti. Non dimenticare di stabilire scadenze realistiche per la loro chiusura e consentire la valutazione della “correzione”.
In alcune circostanze, se hai una non conformità ancora in sospeso, ma un piano d’azione è in atto e sei attivamente impiegato, l’auditor di certificazione potrebbe annotarlo per la revisione al prossimo audit.
Eseguire un controllo finale del piano di implementazione ISO45001 e aggiornarlo se necessario.
Passaggio 10: pianifica le tue esigenze di certificazione
Se non hai già in mente un ente di certificazione, ora è il momento di fare qualche ricerca per trovare un ente di certificazione adatto. Queste sono le persone che ti verificheranno rispetto ai requisiti dello standard e possono rilasciarti la certificazione.
Durante la tua ricerca ottieni preventivi e tempistiche da diversi potenziali enti di certificazione. Sebbene servano tutti allo stesso scopo, hanno tutti costi diversi, quindi guardati intorno. Il più costoso potrebbe non essere la scelta migliore per la tua attività.
Lasciare abbastanza tempo prima dell’audit di certificazione per eseguire un audit di pre-certificazione interno. Questa è un’ultima spazzata per raccogliere eventuali aree trascurate e anche per soddisfare te stesso che tutto è a posto.
Un ultimo pensiero, qualsiasi sistema di gestione richiede tempo per essere implementato e incorporato. Non aspettarti di essere certificato entro 3 o 4 mesi dall’inizio dell’implementazione. Ti stai configurando per avere un OHASMS che non soddisferà il motivo della sua implementazione. Concedi 6-12 mesi per implementare e incorporare completamente l’OHASMS. Alla fine della giornata, un OHASMS ben implementato e integrato aumenterà le tue responsabilità OHAS, aiuterà a prevenire lesioni, potenzialmente a salvare vite umane, a farti risparmiare tempo e denaro e ti consentirà di riprenderti da un incidente in modo rapido ed efficiente.
