Lo standard di gestione della qualità ISO9001 è uno degli standard di sistema di gestione più consolidati in circolazione ed è incredibilmente popolare tra oltre un milione di organizzazioni certificate. Nel suo ultimo aggiornamento nel 2015, ISO9001 si è concentrato maggiormente sulla gestione del rischio e sul suo gemello più positivo, l’opportunità. Ma cosa hanno a che fare questi concetti con la qualità e in che modo un’organizzazione che desidera ottenere la certificazione li affronta in modo efficace? In questo blog esaminiamo i rischi e le opportunità in ISO9001 e chiariamo cosa è necessario fare per soddisfare correttamente i requisiti.
Cosa dice ISO9001 su rischio e opportunità?
Ai fini della nostra discussione, la clausola interessante nello standard ISO9001 è 6. Pianificazione e in particolare la sua sottoclausola 6.1 Azioni per affrontare rischi e opportunità . Nel contesto del documento ISO9001, questa parte è relativamente breve (in contrasto con la clausola 8. Operazione apparentemente infinita ) e fornisce una descrizione chiara e concisa di ciò che è richiesto.
In primo luogo, ci viene chiesto di pensare ai problemi esterni e interni che abbiamo identificato nella precedente Clausola 4.1 . Potrebbe trattarsi di un’ampia varietà di articoli dall’ambiente economico prevalente fino alla mancanza di investimenti in macchinari in officina. In secondo luogo, ci viene chiesto anche di riportare i requisiti delle parti interessate che abbiamo individuato nella clausola 4.2. Questi potrebbero essere dipendenti, clienti, azionisti, autorità di regolamentazione o persone o organizzazioni simili che sono, o potrebbero essere, interessate dal nostro SGQ.
Con questi due elenchi in mano, ISO9001 ora vuole che consideriamo i rischi e le opportunità che potrebbero derivarne al fine di aumentare le possibilità che le cose vadano senza intoppi rispetto al SGQ. Abbiamo quindi bisogno di capire cosa fare al riguardo e verificare che le nostre azioni abbiano funzionato.
Infine, c’è un promemoria che dobbiamo essere ragionevoli e non impazzire con le azioni quando l’impatto del rischio non era così grande.
Allora da dove cominciare?
Prima di decidere da dove iniziare, parliamo di cosa dobbiamo finire. Quando sei al tuo audit di certificazione ISO9001 seduto di fronte all’auditor e lei ti chiede come hai affrontato i requisiti di queste clausole, cosa le mostrerai? Per esperienza, è probabile che voglia vedere i seguenti elementi:
- Un elenco di problemi esterni e interni
- Un elenco delle parti interessate e delle loro esigenze
- Una valutazione del rischio e un piano d’azione
- Una valutazione delle opportunità e un piano d’azione
Presumo che tu abbia gli elementi 1 e 2 del tuo precedente lavoro sulla clausola 4 Contesto dell’organizzazione , quindi concentriamoci sugli elementi 3 e 4.
Identifica i rischi
Un rischio è qualcosa di brutto che non è ancora accaduto (solo per chiarire: potrebbe essere accaduto prima, ma non nell’attuale periodo di tempo preso in considerazione). Il primo passo è identificare quali sono i rischi. Un modo per farlo (ci sono molti modi possibili) è guardare ciascuno degli elementi nell’elenco dei problemi e l’elenco delle parti interessate e le loro esigenze e pensare “cosa potrebbe andare storto che potrebbe influire su questo elemento?”. Proviamo un esempio. Uno dei problemi interni che abbiamo menzionato prima era la mancanza di investimenti in macchinari in officina. Cosa potrebbe succedere che renderebbe questo un problema?
Valuta i rischi
Forse un pezzo chiave del macchinario potrebbe rompersi e fermare completamente la produzione del prodotto. O forse la macchina potrebbe andare fuori linea e produrre prodotti fuori specifica. Entrambi questi elementi potrebbero essere rischi che entrano nella nostra valutazione del rischio. Una volta che sono lì, consideriamo la probabilità che si verifichino questi rischi e quale sarebbe l’impatto se lo facessero. Potremmo usare una scala da uno a cinque per rappresentare la probabilità e l’impatto. Moltiplicando insieme queste cifre si ottiene un punteggio che viene poi classificato tramite una matrice a rischio basso, medio o alto (questo è solo uno dei tanti modi di valutare i rischi).
Quindi, assumendo il rischio che un elemento chiave del macchinario si rompa completamente, potremmo dire che la probabilità che ciò accada (forse sulla base di precedenti registrazioni di manutenzione) è di 4 su 5 (abbastanza probabile) e se si verificasse, l’impatto sarebbe un 4 su 5 (molto pessimo – la produzione di un prodotto o componente chiave cesserebbe). Moltiplicando 4 per 4 si ottiene un punteggio di rischio di 16 che il nostro schema di classificazione potrebbe definire ad alto rischio.
Azioni per affrontare i rischi
Abbiamo quindi un rischio elevato per il quale è probabile che vorremo fare qualcosa. Le opzioni potrebbero includere l’acquisto o il leasing di una nuova macchina, il rinnovo della macchina esistente o l’acquisto anticipato di pezzi di ricambio. Ricorda che l’azione che intraprendiamo deve essere giustificata dal potenziale impatto su ciò che stiamo cercando di ottenere, quindi potrebbe essere che l’acquisto di una nuova macchina sia troppo costoso rispetto a quello che perderemmo in produzione se si verificasse il rischio.
Una volta che abbiamo identificato tutti i rischi che riteniamo rilevanti, li abbiamo valutati e abbiamo deciso cosa fare al riguardo, abbiamo quindi una valutazione del rischio e un piano d’azione: questo è il punto 3 della nostra lista per l’auditor.
E le opportunità?
Proprio come un rischio è qualcosa di brutto che non è ancora accaduto, così un’opportunità è qualcosa di buono che non è ancora accaduto. Il processo di identificazione delle opportunità ha molto in comune con quello dei rischi; ancora una volta partiamo dagli elenchi delle problematiche e dei requisiti delle parti interessate e pensiamo “cos’altro potrebbe accadere che possa avere un impatto positivo sulla nostra organizzazione e sul nostro SGQ?”.
Continuando con il nostro esempio di macchinari, potrebbe essere disponibile un fondo di sviluppo che finanzi in tutto o in parte la sostituzione di questo tipo di macchinari. Se ciò accadesse, forse una nuova macchina sarebbe in grado di produrre il doppio del prodotto di quella vecchia. Quindi seguiamo un processo simile per valutare la probabilità che ciò accada e l’impatto se dovesse accadere. Potremmo quindi identificare un’azione da intraprendere che lo renderebbe più probabile (come la ricerca attiva di fondi per lo sviluppo) e forse un’azione che aumenterebbe l’impatto positivo (come l’analisi dei prezzi e la fornitura di nuove macchine).
Abbiamo quindi il quarto elemento della nostra lista per l’auditor: la valutazione delle opportunità e il piano d’azione.
Che aspetto ha in termini di documentazione?
Tutto quanto sopra può essere ottenuto utilizzando un foglio di calcolo e questo è un modo comune per farlo. Possono essere utilizzati anche strumenti online, in particolare per una valutazione del rischio più complessa. Come accennato in precedenza, ci sono molti, molti modi per condurre la valutazione del rischio e nessuno è quello giusto.
In poche parole
La valutazione del rischio e delle opportunità è una parte importante dello standard ISO9001 ed è assolutamente necessaria per la certificazione. Ma non deve essere complicato; il vantaggio è nelle liste di azioni prodotte che avranno un effetto positivo sia nel ridurre il rischio che nel rendere più probabili le opportunità.
E questa deve essere una buona cosa.
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