Guida ISO: Comprendere l’ambito del proprio sistema di gestione
La determinazione dell’ambito del proprio sistema di gestione è un punto di partenza fondamentale nel processo di implementazione. Lo scopo è fondamentale in quanto definisce fino a che punto il sistema di gestione si estende all’interno delle operazioni dell’organizzazione e dettaglia qualsiasi esclusione dai requisiti della norma, se le esclusioni sono consentite e la giustificazione per queste.
L’ambito di applicazione rientra nella clausola 4.3 della norma e afferma che “l’organizzazione deve determinare i confini e l’applicabilità del sistema di gestione” e dettaglia i requisiti per determinare l’ambito di applicazione del sistema di gestione.
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Determinazione dell’ambito
L’ambito può includere:
- l’intera organizzazione
- funzioni specificamente individuate dell’organizzazione
- sezioni dell’organizzazione specificamente individuate
- una o più funzioni in un gruppo di organizzazioni
Per iniziare, ci sono tre considerazioni da includere nella determinazione dell’ambito:
- Questioni esterne e interne rilevanti per lo scopo dell’organizzazione, la direzione strategica e la capacità di raggiungere i risultati attesi
- Requisiti delle parti interessate rilevanti
- Il prodotto e il servizio dell’organizzazione
Inoltre, lo scopo è includere tutti i requisiti della norma che possono essere applicati e, se si ritiene che un requisito non si applichi, l’organizzazione non lo utilizzerà come motivo per non garantire la conformità del prodotto e del servizio.
Lo scopo deve indicare i prodotti ei servizi coperti dal sistema di gestione. Ad esempio, se l’organizzazione è uno specialista della calibrazione, deve aderire ai requisiti normativi e quindi non creare tali requisiti. Ad esempio, all’interno del sistema di gestione della qualità ISO 9001 (anche da alcuni chiamata 9001 iso), potrebbero escludere la clausola 8.3 Progettazione e sviluppo di prodotti e servizi, poiché non ne progettano né sviluppano alcuno. Forniscono solo un servizio di calibrazione che è regolamentato.
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Definire i confini del tuo ambito
Deve essere presa un’attenta considerazione su ciò che includi nel tuo ambito. Uno sguardo alle aree critiche, ai processi e alle procedure dovrebbe aiutare a identificare i confini. Molte organizzazioni implementano sistemi di gestione che coprono solo aree critiche dell’azienda. Ad esempio, un’azienda manifatturiera può desiderare solo un sistema di gestione della qualità che copra le sue funzioni di produzione e supporto. Pertanto i suoi dipartimenti vendite e finanza potrebbero non essere inclusi nell’ambito di applicazione.
Quando si decide l’ambito è meglio elaborare i processi aziendali. A seconda dello standard ISO per il quale stai cercando di ottenere la certificazione, ci saranno requisiti obbligatori e questi devono essere considerati. Molti sistemi di gestione richiedono che il personale che opera entro i limiti dell’ambito di applicazione sia competente, abbia ruoli e responsabilità definiti e, se necessario, siano identificati requisiti di formazione e riqualificazione. Questo generalmente rientra nell’ambito delle risorse umane, quindi rientrerebbero nell’ambito del sistema di gestione.
Potresti valutare di approfondire questo discorso con il tuo consulente qualità di fiducia.
Rendi la tua dichiarazione di portata chiara e concisa
Il tuo ambito non ha un limite di dimensione e dovrebbe includere informazioni sufficienti per determinare cosa è coperto dai processi del sistema di gestione. Tuttavia, è importante chiarire cosa è incluso e cosa no. Se non ti è chiaro quali processi nella tua azienda sono coperti dal tuo sistema di gestione, come sarà chiaro a un revisore esterno o altra parte interessata?
Rendere la tua dichiarazione di scopo semplice e facile da leggere può aiutare a concentrare gli sforzi del tuo sistema di gestione e prevenire domande inutili sulle attività che potresti svolgere che potrebbero non essere applicabili alla tua certificazione.
Mentre implementi il tuo sistema di gestione, continua a rivedere il tuo ambito. Avrà bisogno di un adeguamento man mano che le aree, in precedenza non ritenute parte del sistema di gestione, diventeranno evidenti. Questo vale anche quando il tuo sistema di gestione matura o la tua organizzazione cresce. L’ambito del vostro sistema di gestione continuerà a cambiare nel tempo e dovrebbe essere rivisto durante le riunioni di riesame della direzione per assicurarsi che sia ancora adatto allo scopo.
Rivolgiti al tuo certificatore di qualità per avere maggiori informazioni su questa tematica.
